¿QUÈ ÉS BITÁCORA ERP?

 

Bitácora ERP és el sistema de gestió empresarial per al Comerç Internacional.

Bitácora ERP li permet gestionar tot el seu negoci des d’un únic sistema d’informació, un sistema modular i flexible capaç d’adaptar-se al seu negoci. Està especialment dissenyat per adaptar-se a les seves necessitats parametritzant només els mòduls necessaris.

Bitácora Mòduls

ELS NOSTRES MÒDULS

MÒDUL TRÀFIC

Bitácora ERP – TRÀFIC la solució global per a empreses especialitzades en Tràfic Marítim, Aeri i Terrestre.

Gestió de Tràfic Marítim
  • Gestió de Viatges d’import / export. Gestió de bucs i schedules.
  • Gestió d’Expedients d’import / export/Crosstrade.
  • Expedients de contenidor complet o grupaje. FCL/*LCL
  • Generació d’expedients sobre la base de plantilles.
  • Gestió de partides logístiques.
  • Gestió de projectes logístics.
  • Consola de gestió de càrregues per a la gestió eficient de contenidors/expedients.
  • Editor de BL/Instruccions d’embarcament.
  • Creació d’Ordres de transport de contenidor.
  • Seguiment de l’estat d’expedients o mercaderies a tota la cadena gestionada pel transitari.
  • Control de Transport de Mercaderies Perilloses (ADR), amb la finalitat d’emetre l’informe anual amb la informació exigida pel Ministeri de Foment.
  • Facturació d’expedients segons conceptes de facturació utilitzats.
  • Còpia d’Expedients.
  • Gestió OEA.
  • Gestió de tarifes per diferents escalats i bases de càlcul.
  • Possibilitat d’incorporar documentació associada a l’expedient (imatges, documents, etc).
  • Enviament de notificacions automàtiques per viatge o expedient a les entitats implicades (clients, remitents, corresponsals, etc.)
  • Estadístiques per volum, clients, mercaderia, etc.
Gestió de Tràfic Aeri
  • Gestió de companyies aèries, vols i sortides.
  • Gestió d’Expedients d’import / export/Crostrade.
  • Generació d’expedients sobre la base de plantilles.
  • Gestió de partides logístiques.
  • Gestió de projectes logístics.
  • Editor de AWB/*MAWB
  • Consola de gestió de càrregues per a la gestió eficient de vols/expedients.
  • Seguiment de l’estat d’expedients o mercaderies a tota la cadena gestionada pel transitari.
  • Control de Transport de Mercaderies Perilloses (ADR), amb la finalitat d’emetre l’informe anual amb la informació exigida pel Ministeri de Foment.
  • Facturació d’expedients segons conceptes de facturació utilitzats.
  • Còpia d’Expedients.
  • Gestió OEA.
  • Gestió de tarifes per diferents escalats i bases de càlcul.
  • Possibilitat d’incorporar documentació associada a l’expedient (imatges, documents, etc).
  • Enviament de notificacions automàtiques per viatge o expedient a les entitats implicades (clients, remitents, corresponsals, etc.)
  • Estoc de numeració de companyies aèries per agent.
  • Numeració automàtica del coneixement per companyia aèria o per agent/delegació.
  • Tarifes de recàrrecs per companyia aèria.
  • Estadístiques per volum, clients, mercaderia, etc.
Gestió de Tràfic TIR
  • Gestió de Viatges d’Import / Export/Crosstrade.
  • Gestió de partides logístiques.
  • Gestió de projectes logístics.
  • Editor de CMR i Bordereou.
  • Consola de gestió de càrregues per a la gestió eficient de Viatges/expedients.
  • Seguiment de l’estat d’expedients o mercaderies a tota la cadena gestionada pel transitari.
  • Control de Transport de Mercaderies Perilloses (ADR), amb la finalitat d’emetre l’informe anual amb la informació exigida pel Ministeri de Foment.
  • Facturació d’expedients segons conceptes de facturació utilitzats.
  • Còpia d’Expedients.
  • Gestió OEA.
  • Gestió de llistes de càrrega per corresponsal.
  • Gestió de llistes de càrrega i descàrrega al magatzem.
  • Càlcul del Profit Share.
  • Gestió de tarifes per diferents escalats i bases de càlcul.
  • Possibilitat d’incorporar documentació associada a l’expedient (imatges, documents, etc).
  • Enviament de notificacions automàtiques per viatge o expedient a les entitats implicades (clients, remitents, corresponsals, etc.)
  • Estadístiques per volum, clients, mercaderia, etc.
Integració amb altres aplicacions
  • Integració amb el mòdul de Duanes de Bitácora ERP.
  • Enllaç amb el mòdul de Facturació i Compres de Bitácora ERP.
  • Integració amb Portic, ValenciaportPCS i INTTRA/*GTNEXUS
  • Integració amb TRAXON / WEBCARGO
Informes / documentació
  • Carpeta d’expedient.
  • Albarà de recollida.
  • Albarà de lliurament.
  • Ordre de recollida.
  • Ordre de lliurament.
  • Ordre de transport.
  • House BL.
  • MAWB.
  • HAWB.
  • CMR.
  • Reclamació diferencies liquidació.
  • Avís d’arribada.
  • Instruccions d’embarcament.
  • Llista de càrrega.
  • Llista de descàrrega.
  • Certificat d’expedició.
  • Manifest de càrrega.

MÒDUL DUANES

El mòdul de Duanes de Bitácora ERP cobreix la tramitació de les gestions duaneres i l’emissió de la documentació corresponent, així com la presentació telemàtica a la Duana Espanyola.

Principals
  • Creació de DUAs (IMPORT/*EXPORT/TRÀNSIT) amb possibilitat de copiat i generació de plantilles reutilitzables.
  • Confecció del DUA del Govern Canari i de la Duana en un sol expedient.
  • Reducció al mínim de l’entrada de dades.
  • Confecció de T2L, ENS, EXS i DVD a partir dels DUAs d’import.
  • Aplicació de tarifes vinculades al propi DUA.
  • Generació de prefactura automàtica amb tots els impostos reflectits en el DUA i altres conceptes configurables.
  • Cerques i filtrats per la majoria dels camps del DUA.
  • Vinculació de les operacions duaneres a expedients econòmics.
  • Agrupació d’operacions duaneres en un únic expedient, amb tota la documentació relacionada.
  • Cerques i filtrats per la majoria dels camps de l’Expedient econòmic: vaixell, client, exportador, dates…
  • Recepció de Trànsits i Canvis d’Ubicació
Integració base de dades aranzelària
  • Connexió a la Base de dades Aranzelària dbTaric.
Presentació telemàtica
  • Estació EDI per a la gestió i control massiu de presentacions telemàtiques a la Duana.
  • Enviament telemàtic de missatges: DUA (Import, Export, Trànsit), ENS / EXS, T2L, CUB, TNN , AVI, OBS, Baixos Valors, A7.
  • Sortides DDA i missatges SDD.
  • Mòdul EDI multiplataforma externalizable.
Control de garanties
  • Control de Garanties i Pagaments a la Duana i al Govern Canari.
  • Llistats de pagaments pendents tant de garantia pròpia com a indirecta amb la generació de l’avís de venciment de pagament als clients amb aval propi.
  • Connectivitat amb el mòdul de comptabilitat i generació automàtica de seients de pagament.
Informes
  • Documentació: DUA, EUR, ATR, T1, DV1, Carpeta Formi expedient, Llevant, Certificat d’Importació.
Gestió d'incidències
  • Adaptat als procediments OEA
  • Registre automàtic d’incidències, requeriments i Registre manual d’incidències, requeriments i pendencies.
  • Avisos automàtics d’incidències i pendencies.
  • Informis OEA, Registre instàncies i sol·licituds, Requeriments i sol·licituds.
Tarifes / Facturació
  • Possibilitat d’establir qualsevol tipus de tarifa (vendes / costos) sobre la base dels serveis prestats.
  • Generació de previsió de vendes i costos sobre la base de les tarifes.
  • Generació de prefacturas i factures sobre la base de les previsions.
Automatismes
  • Enviament de DUAS / Aixequi / EAL en PDF directament per mail després d’obtenció de canal.
  • Generació d’incidències i pendencies.
  • Valoració, facturació i enviament per email de Factura i DUA en PDF després d’obtenció de canal.
  • Arxiu digital automàtic.
Ventanilla única duanera
  • Confecció i enviament del Pre-Dua
  • Tractament integrat dels serveis web per a l’addició de documentació dels Serveis Para-Duaners.

MÒDUL OPERADOR LOGÍSTIC

El mòdul d’Operador Logístic de Bitácora ERP cobreix les necessitats funcionals i de documentació necessàries per a la gestió de Magatzems logístics i de tràfic.

Base de dades
  • Manteniment de Magatzems i ubicacions.
  • Manteniment de Clients.
  • Manteniment de Productes:
    • Categories de productes
    • Polítiques gestió stock (FIFO, LIFO)
    • Definició d’atributs, Lots, caducitats, nº sèrie, etc.
    • Definició d’unitats de mesura i conversió entre unitats.
Processos Interns
  • Control de stock.
  • Gestió de magatzems i productes per client.
  • Inventari i valoració de stocks.
  • Moviments de magatzem i Canvis d’ubicació.
  • Integració nativa amb Magatzem Dipòsit (Extensió duanera del magatzem)
  • Enllaç amb mòdul tarifes de Bitácora ERP:
    • Tarifes per estada, tipus de mercaderia, manipulació, embalatge, etc.
    • Facturació automàtica.
Entrades magatzem
  • Previsions d’entrades.
  • Recepció de mercaderies:
  • Pesat i dimensions.
    • Etiquetat
    • Albarans entrada
Sortides (Expedicions) magatzem
  • Previsions de sortida.
  • Procés d’expedició:
    • Picking
    • Etiquetat
    • Albarans sortida
Integració amb Tràfic
  • Des dels diferents tràfics (Marítim, Aeri, TIR, Nacional, Logístic) és possible generar previsions d’entrada i sortida en magatzems.
  • Possibilitat de gestionar els productes de clients segons les seves referències o a nivell genèric per expedició.

MÒDUL DIPÒSITS DUANERS

El mòdul de Dipòsits Duaners de Bitácora ERP cobreix les necessitats funcionals i de documentació necessàries per a la gestió de Magatzems de Dipòsit Públic (DAP) i Magatzems de Dipòsit Temporals (ADT).

Base de dades
  • Manteniment de Tipus de contenidors.
  • Manteniment de Molls.
  • Manteniment de tercers.
  • Manteniment de Destinacions.
  • Manteniment de Duanes Espanyoles i de Trànsit.
  • Definició de Magatzems i Tipus de magatzem (DAP/*ADT/DÓNA/*DDA/LLEPA).
Documents Duaners
  • Definició de Documentació necessària per Tipus de Magatzem i flux d’entrada / sortida.
  • Gestió d’Expedients de Recepció de Trànsit (AVI, OBS, AVO, TNN, TNA, TAO)
    • Recepció de mercaderia.
    • Avisos d’incidències.
    • Avisos de transbord.
  • Gestió d’Expedients de Vinculació a Dipòsit Duaner (DVD)
Gestió Magatzem Dipòsit
  • Gestió d’Entrades i Sortides de Dipòsit.
  • Gestió de Viatges.
  • Alarmes de permanència, mercaderia perible o situació duanera.
  • Consulta d’existències actuals.
  • Consulta de moviments per dates.
  • Consulta de moviments de document.
  • Llistat d’existències actuals.
  • Llistat de moviments per dates.
  • Llistat de moviments de document.
  • Llistat d’existències a una data.
Transmissions A.E.A.T

Gestió d’enviaments EDI (AVI, OBS, AVO, TNN, TNA, TAO).
Recepció de respostes de la A.E.A.T.


MÒDUL FACTURACIÓ

Bitácora ERP la solució global per a empreses especialitzades en Tràfic Marítim, Aeri i Terrestre.

Facturació
  • Definició de conceptes de facturació i associació a comptes comptables segons àmbit (tràfic, I/E, departament.
  • Càlcul automàtic d’IVA / IGIC.
  • Gestió d’estats de facturació per al control intern d’imputacions/valoracions.
  • Valoració de partides/expedients per a la seva posterior facturació.
  • Facturació individual i agrupada a partir de previsions.
    • Facturació a nivell de partida /expediente.
    • Agrupació de factures per client i període.
  • Enviament de factures per email, XML, CSV, XLS i i-Factura.
  • Recepció de factures de proveïdor manual i automàtica sobre la base de previsions.
  • Pre-factures.
Tarifes
  • Tarifes de cost, podent definir per a una tarifa per nivells.
      • Preus FOB
      • Preus per Aeroport/Port/Linea/Ciutat/CP
      • Preus per País
      • Preus per Zona
  • Tarifes de venda podent definir per a una tarifa per nivells. Preus per client, grups de client i generals.
      • Preus FOB
      • Preus per Aeroport/Port/Linea/Ciutat/CP
      • Preus per País
      • Preus per Zona
  • Oferta venda
    • Ofertes puntuals partint de tarifes o directes.
  • Definició de múltiples regles de càlcul

MÒDUL COMPTABILITAT

El Mòdul de Comptabilitat de Bitácora ERP suporta extensament les necessitats del Departament d’Administració d’empreses de qualsevol grandària cobrint les àrees de Comptabilitat General i Tercers, Comptabilitat Pressupostària, Gestió d’I.V.A. i I.R.P.F., Gestió de Cobraments i Pagaments,  Tresoreria i Actius Fixos.

Comptabilitat general
  • Gestió del Calendari comptable amb definició de períodes i obertures i tancaments.
  • Definició de conceptes comptables.
  • Estructura del pla comptable.
  • Gestió d’Anotacions comptables.
  • Consulta i Informi Llibre Major.
  • Consulta de Saldos comptables navegable fins al més baix nivell.
  • Diaris oficials Resumits i anuals.
  • Balanç de Sumes i Saldos per període o trimestre.
  • Informes Financers: PyG, Balanços i informes pre-definits.
Comptabilitat pressupostària
  • Definició de centres de cost.
  • Entrada de Pressupostos.
  • Consulta i Informe Llibre Major pressupostari per Centres de Cost o Comptes.
Comptabilitat de tercers
  • Gestió de taules base (països, províncies, taules, albires/canvis,  Formes de pagament, tercers).
  • Gestió de Comptes Corrents
    • Gestió del Risc de tercers.
    • Consulta i Informe Llibre Major Tercers.
    • Balanç de sumes i saldos.
    • Composició de saldos a una data.
    • Llistat de quadrament de saldos amb cartera.
Tresoreria
  • Bancs
    • Bancs CSB.
    • Bancs de Negoci.
    • Conciliació Bancària.
  • Comptes a Cobrar
    • Entrada factures clients.
    • Consultes i Informes Cartera efectes.
    • Entrada de cobraments.
    • Entrada d’impagats.
    • Gestió Cartera Cobraments.
    • Compensació de deutes.
    • Remeses de cobrament (transferència, xecs, pagarés, SEPA).
    • Entrada de xecs / pagarés.
    • Traspàs de Saldos.
  • Comptes a Pagar
    • Entrada factures proveïdors.
    • Consultes i Informes Cartera efectes.
    • Compensació de deutes.
    • Entrada de pagaments.
    • Gestió Cartera Pagaments.
    • Remeses de Pagament (transferència, confirming, xecs, pagarés).
    • Compensació de deutes.
    • Traspasso Saldos Proveïdors.
  • Informes
    • Informe Antiguitat deute.
    • Cobraments/pagaments pendents conciliar banc.
    • Cobraments/pagaments pendents conciliar factures.
    • Assignació Factures a cobraments/pagaments.
    • Cartes de morositat
Impostos i declaracions
  • Gestió de l’I.V.A., G.I.C. i I.R.P.F.
    • Declaracions
    • Llistat de repàs IVA.
    • Processo generació MOD303.
    • Processo generació MOD390.
    • Llistat declaració Mensual/Trimestral MOD303.
    • Llistat declaració Anual IVA MOD390.
    • Exportació declaracions a Excel.
    • Llistat declaració Mensual/Trimestral MOD420(IGIC)
    • Llistat declaració Anual MOD425 (IGIC)
    • Llistat Repàs I.R.P.F.
  • Declaracions Informatives
    • Declaració Anual Operacions amb Tercers MOD347.
    • Cartes Declaració Anual Operacions amb Tercers MOD347.
    • Procés Generació MOD340.
    • Procés Generació MOD349.
    • Llistat Declaració I.V.A. Intra (MOD349)
Actius fixos
  • Fitxes Actius Fixos.
  • Llistat Fitxes Actius.
  • Impressió Inventari Actius.
  • Assignació d’Actius a Factures Compres.
  • Assignació d’Actius a Anotacions Comptables.
  • Procés Amortització Automàtica.

MÒDUL BASE + CRM

El Mòdul BASE de Bitácora ERP està compost per les eines generals utilitzades en tots els mòduls del sistema (Workflows, O.E.A., Gestió Documental, Estadístiques i Quadres de Comandament) i el C.R.M. (Customer Relationship Management) pilar bàsic situat en el nucli del sistema garantint així que el client sigui el centre del nostre de l’univers amb una visió de tot el que succeeix al seu al voltant en cadascun dels mòduls.

C.R.M. (Customer Relationship Management)
  • Gestió de recursos.
  • Tipus d’activitats.
  • Estat d’oportunitats.
  • Tipus d’oportunitats.
  • Fonts d’oportunitats.
  • Plataformes de corresponsals.
  • Força de vendes.
  • Importació de Clients Potencials / Tercers.
  • Gestió d’Activitats vinculades a Clients Potencials / Tercers.
  • Visió 360 graus d’un tercer (Factures, Expedients, Oportunitats, Ofertes, emails, etc.)
  • Gestió d’Oportunitats.
  • Informe de consum de clients.
  • Comissions Comercials.
  • Informe Planificació Comercial.
  • Informe PIPE (Estat Oportunitats)
O.E.A. (Operador Econòmic Autoritzat)
  • Taules base: Tipus incidències, Llocs, Fonts, Tipus registre, Motius, Departaments, Estats.
  • Adaptat als procediments OEA.
  • Registre automàtic d’incidències, requeriments i Registre manual d’incidències, requeriments i pendencies.
  • Avisos automàtics d’incidències i pendencies.
  • Informes OEA, Registre instàncies i sol·licituds, Requeriments i sol·licituds.
  • Generació d’incidències i pendencies automàticament des dels mòduls de duanes i tràfic.
Workflows
  • Definició d’estats i accions vinculades a cada estat en documents (Expedients, Partides, Factures, etc).
  • Enviament automàtic d’Alertes per email o internament a través de Bitácora ERP.
  • Definició de validacions/autoritzacions per rol/usuari vinculades a estats de documents.
  • Planificació de generació i enviament per email d’informes automàtics per a usuaris o grups d’usuaris.
Gestió Documental
  • Arxiu digital automàtic per a expedients, Operacions Duaneres, Tercers i Factures a través de robots de recepció d’emails.
  • Arxiu manual de documents vinculats a qualsevol transacció del sistema.
  • Cerca de documents a través de l’operativa normal del sistema.
  • Possibilitat d’enviament per email de documents de l’arxiu.
Estadístiques i Quadres de Comandament
  • Estadístiques per Expedient, Factura, Ordre de Transport.
  • Estadístiques Tràfic Marítim per expedient, partida, client, shipper, consignee, agent, carrier, origen, destinació, etc.
  • Estadístiques Tràfic Aeri per expedient, partida, client, shipper, consignee, agent, carrier, origen, destinació, etc.
  • Estadístiques Tràfic TIR per expedient, partida, client, shipper, consignee, agent, carrier, origen, destinació, etc.
  • Estadístiques Explotació per tràfic Marítim, Aeri, TIR.
  • Estadístiques Facturació per tràfic, Expedients pendents de Facturar, factures suplerts, consum clients.
  • Quadre de Comandaments de Gerència.
  • Cubs explotables d’Expedients.
  • Cubs explotables de Factures.
  • Cubs explotables de OTs.

Analitzi què està succeint a la seva organització a través de l’eina de Business Intelligence.

Bitácora ERP ha incorporat recentment una eina de Business Intelligence a través de la qual podrà:

  • Dissenyar cubs d’informació navegables amb totes les dimensions per les quals es desitgi analitzar la informació.
  • Predefinir informes per a l’anàlisi regular de la informació.
  • Definir informes d’usuari fàcilment.

Com a gran factor diferencial Bitácora ERP pot ser utilitzat a través d’una aplicació lleugera autoinstal·lable o a través d’un navegador Web oferint múltiples possibilitats d’accés i ús al personal de l’organització, col·laboradors externs, clients, corresponsals, etc.

El mòdul de Missatgeria Marítima contempla la integració amb consignataris i port a través de missatgeria electrònica de bookings, ordres de transport, instruccions d’embarcament i tracking amb Portic Valenciaport PCS.

El mòdul de Missatgeria Aèria contempla la integració amb aerolínies a través de missatgeria electrònica de AWB.


PRINCIPALS BENEFICIS

i

Anàlisi eficient de processos i mesurament de resultats

Bitácora ERP li permetrà redefinir els processos de negoci per assegurar una millora en l’eficiència i eficàcia dels mateixos després de la implantació.

Multiidioma, multimoneda, multiesquema comptable

Multiidioma, multimoneda, multiesquema comptable, multiorganizació, etc. Bitácora ERP està preparat per a la seva implantació en entorns multinacionals y multiclient.

Multiplataforma i Innovador

Bitácora ERP està dissenyat sobre una arquitectura de tecnologies obertes amb l’objectiu de potenciar l’ús de noves tecnologies i integrar-se fàcilment amb qualsevol plataforma externa.

Presa de decisions de forma anticipada

El quadre de comandaments de Bitácora ERP permet analitzar la informació de l’empresa per a la presa de decisions: ràtios de vendes, ràtios financers, ràtios sobre les operacions, rendiments de viatges, expedients, tendències, etc.

Infraestructura tecnològica en el núvol

Bitácora ERP està dissenyat per oferir el servei mitjançant pagament per ús o lloguer de serveis, minimitzant les seves inversions en infraestructures tecnològiques.

>

Reducció de costos d'operació, millorant la qualitat

L’accés àgil a la informació, l’entrada de dades, els processos automàtics planificats, els enviaments d’emails i informes automàtics, l’emissió d’avisos i recepció de tasques permeten reduir els temps d’operació.