¿QUÉ ES BITÁCORA ERP?

 

Bitácora ERP es el sistema de gestión empresarial para el Comercio Internacional.

Bitácora ERP le permite gestionar todo su negocio desde un único sistema de información, un sistema modular y flexible capaz de adaptarse a su negocio. Está especialmente diseñado para adaptarse a sus necesidades parametrizando sólo los módulos necesarios.

Módulos Bitácora ERP

NUESTROS MÓDULOS

MÓDULO TRÁFICO

Bitácora ERP – TRÁFICO la solución global para empresas especializadas en Tráfico Marítimo, Aéreo y Terrestre.

Gestión de Tráfico Marítimo
  • Gestión de Viajes de import / export. Gestión de buques y schedules.
  • Gestión de Expedientes de import / export /Crosstrade.
  • Expedientes de contenedor completo o grupaje. FCL/LCL
  • Generación de expedientes en base a plantillas.
  • Gestión de partidas logísticas.
  • Gestión de proyectos logísticos.
  • Consola de gestión de cargas para la gestión eficiente de contenedores/expedientes.
  • Editor de BL/Instrucciones de embarque.
  • Creación de Órdenes de transporte de contenedor.
  • Seguimiento del estado de expedientes o mercancías en toda la cadena gestionada por el transitario.
  • Control de Transporte de Mercancías Peligrosas (ADR), con el fin de emitir el informe anual con la información exigida por el Ministerio de Fomento.
  • Facturación de expedientes según conceptos de facturación utilizados.
  • Copia de Expedientes.
  • Gestión OEA.
  • Gestión de tarifas por diferentes escalados y bases de cálculo.
  • Posibilidad de incorporar documentación asociada al expediente (imágenes, documentos, etc).
  • Envío de notificaciones automáticas por viaje o expediente a las entidades implicadas (clientes, remitentes, corresponsales, etc.)
  • Estadísticas por volumen, clientes, mercancía, etc.
Gestión de Tráfico Aéreo
  • Gestión de compañías aéreas, vuelos y salidas.
  • Gestión de Expedientes de import / export /Crostrade.
  • Generación de expedientes en base a plantillas.
  • Gestión de partidas logísticas.
  • Gestión de proyectos logísticos.
  • Editor de AWB/MAWB
  • Consola de gestión de cargas para la gestión eficiente de vuelos/expedientes.
  • Seguimiento del estado de expedientes o mercancías en toda la cadena gestionada por el transitario.
  • Control de Transporte de Mercancías Peligrosas (ADR), con el fin de emitir el informe anual con la información exigida por el Ministerio de Fomento.
  • Facturación de expedientes según conceptos de facturación utilizados.
  • Copia de Expedientes.
  • Gestión OEA.
  • Gestión de tarifas por diferentes escalados y bases de cálculo.
  • Posibilidad de incorporar documentación asociada al expediente (imágenes, documentos, etc).
  • Envío de notificaciones automáticas por viaje o expediente a las entidades implicadas (clientes, remitentes, corresponsales, etc.)
  • Stock de numeración de compañías aéreas por agente.
  • Numeración automática del conocimiento por compañía aérea o por agente/delegación.
  • Tarifas de recargos por compañía aérea.
  • Estadísticas por volumen, clientes, mercancía, etc.
Gestión de Tráfico TIR
  • Gestión de Viajes de Import / Export /Crosstrade.
  • Gestión de partidas logísticas.
  • Gestión de proyectos logísticos.
  • Editor de CMR y Bordereou.
  • Consola de gestión de cargas para la gestión eficiente de Viajes/expedientes.
  • Seguimiento del estado de expedientes o mercancías en toda la cadena gestionada por el transitario.
  • Control de Transporte de Mercancías Peligrosas (ADR), con el fin de emitir el informe anual con la información exigida por el Ministerio de Fomento.
  • Facturación de expedientes según conceptos de facturación utilizados.
  • Copia de Expedientes.
  • Gestión OEA.
  • Gestión de listas de carga por corresponsal.
  • Gestión de listas de carga y descarga al almacén.
  • Cálculo del Profit Share.
  • Gestión de tarifas por diferentes escalados y bases de cálculo.
  • Posibilidad de incorporar documentación asociada al expediente (imágenes, documentos, etc).
  • Envío de notificaciones automáticas por viaje o expediente a las entidades implicadas (clientes, remitentes, corresponsales, etc.)
  • Estadísticas por volumen, clientes, mercancía, etc.
Integración con otras aplicaciones
  • Integración con el módulo de Aduanas de Bitacora ERP.
  • Enlace con el módulo de Facturación y Compras de Bitacora ERP.
  • Integración con Portic, ValenciaportPCS e INTTRA/GTNEXUS
  • Integración con TRAXON / WEBCARGO
Informes / documentación
  • Carpeta de expediente.
  • Albarán de recogida.
  • Albarán de entrega.
  • Orden de recogida.
  • Orden de entrega.
  • Orden de transporte.
  • House BL.
  • MAWB.
  • HAWB.
  • CMR.
  • Reclamación diferencias liquidación.
  • Aviso de llegada.
  • Instrucciones de embarque.
  • Lista de carga.
  • Lista de descarga.
  • Certificado de expedición.
  • Manifiesto de carga.

MÓDULO ADUANAS

El módulo de Aduanas de Bitácora ERP cubre la tramitación de las gestiones aduaneras y la emisión de la documentación correspondiente, así como la presentación telemática a la Aduana Española.

Principales
  • Creación de DUAs (IMPORT/EXPORT/TRANSITO) con posibilidad de copiado y generación de plantillas reutilizables.
  • Confección del DUA del Gobierno Canario y de la Aduana en un solo expediente.
  • Reducción al mínimo de la entrada de datos.
  • Confección de T2L, ENS, EXS y DVD a partir de los DUAs de import.
  • Aplicación de tarifas vinculadas al propio DUA.
  • Generación de prefactura automática con todos los impuestos reflejados en el DUA y otros conceptos configurables.
  • Búsquedas y filtrados por la mayoría de los campos del DUA.
  • Vinculación de las operaciones aduaneras a expedientes económicos.
  • Agrupación de operaciones aduaneras en un único expediente, con toda la documentación relacionada.
  • Búsquedas y filtrados por la mayoría de los campos del Expediente económico: barco, cliente, exportador, fechas…
  • Recepción de Tránsitos y Cambios de Ubicación
Integración base datos arancelaria
  • Conexión a la Base de Datos Arancelaria dbTaric.
Presentación telemática
  • Estación EDI para la gestión y control masivo de presentaciones telemáticas a la Aduana.
  • Envío telemático de mensajes: DUA (Import, Export, Tránsito), ENS / EXS, T2L, CUB, TNN , AVI, OBS, Bajos Valores, A7.
  • Salidas DDA y mensajes SDD.
  • Módulo EDI multiplataforma externalizable.
Control de garantías
  • Control de Garantías y Pagos a la Aduana y al Gobierno Canario.
  • Listados de pagos pendientes tanto de garantía propia como indirecta con la generación del aviso de vencimiento de pago a los clientes con aval propio.
  • Conectividad con el módulo de contabilidad y generación automática de asientos de pago.
Informes
  • Documentación: DUA, EUR, ATR, T1, DV1, Carpeta Expediente, Levante, Certificado de Importación.
Gestión de incidencias
  • Adaptado a los procedimientos OEA
  • Registro automático de incidencias, requerimientos y
  • Registro manual de incidencias, requerimientos y pendencias.
  • Avisos automáticos de incidencias y pendencias.
  • Informes OEA, Registro instancias y solicitudes, Requerimientos y solicitudes.
Tarifas / Facturación
  • Posibilidad de establecer cualquier tipo de tarifa (ventas / costes) en base a los servicios prestados.
  • Generación de previsión de ventas y costes en base a las tarifas.
  • Generación de prefacturas y facturas en base a las previsiones.
Automatismos
  • Envío de DUAS / Levante / EAL en PDF directamente por mail tras obtención de canal.
  • Generación de incidencias y pendencias.
  • Valoración, facturación y envío por email de Factura y DUA en PDF tras obtención de canal.
  • Archivo digital automático.
Ventanilla única aduanera
  • Confección y envío del Pre-dua
  • Tratamiento integrado de los servicios web para la adición de documentación de los Servicios Para-Aduaneros.

MÓDULO OPERADOR LOGÍSTICO

El módulo de Operador Logístico de Bitácora ERP cubre las necesidades funcionales y de documentación necesarias para la gestión de Almacenes logísticos y de tráfico.

Base de datos
  • Mantenimiento de Almacenes y ubicaciones.
  • Mantenimiento de Clientes.
  • Mantenimiento de Productos:
    • Categorías de productos
    • Políticas gestión stock (FIFO, LIFO)
    • Definición de atributos, Lotes, caducidades, nº serie, etc.
    • Definición de unidades de medida y conversión entre unidades.
Procesos Internos
  • Control de stock.
  • Gestión de almacenes y productos por cliente.
  • Inventario y valoración de stocks.
  • Movimientos de almacén y Cambios de ubicación.
  • Integración nativa con Almacén Depósito (Extensión aduanera del almacén)
  • Enlace con módulo tarifas de Bitácora ERP:
    • Tarifas por estancia, tipos de mercancía, manipulación, embalaje, etc.
    • Facturación automática.
Entradas almacén
  • Previsiones de entradas.
  • Recepción de mercancías:
    • Pesado y dimensiones.
    • Etiquetado
    • Albaranes entrada
Salidas (Expediciones) almacén
  • Previsiones de salida.
  • Proceso de expedición:
    • Picking
    • Etiquetado
    • Albaranes salida
Integración con Tráfico
  • Desde los diferentes tráficos (Marítimo, Aéreo, TIR, Nacional, Logístico) es posible generar previsiones de entrada y salida en almacenes.
  • Posibilidad de gestionar los productos de clientes según sus referencias o a nivel genérico por expedición.

MÓDULO DEPÓSITOS ADUANEROS

El módulo de Depósitos Aduaneros de Bitácora ERP cubre las necesidades funcionales y de documentación necesarias para la gestión de Almacenes de Depósito Público (DAP) y Almacenes de Depósito Temporales (ADT).

Base de datos
  • Mantenimiento de Tipos de contenedores.
  • Mantenimiento de Muelles.
  • Mantenimiento de terceros.
  • Mantenimiento de Destinos.
  • Mantenimiento de Aduanas Españolas y de Tránsito.
  • Definición de Almacenes y Tipo de almacén (DAP/ADT/DA/DDA/LAME).
Documentos Aduaneros
  • Definición de Documentación necesaria por Tipo de Almacén y flujo de entrada / salida.
  • Gestión de Expedientes de Recepción de Tránsito (AVI, OBS, AVO, TNN, TNA, TAO)
    • Recepción de mercancía.
    • Avisos de incidencias.
    • Avisos de transbordo.
  • Gestión de Expedientes de Vinculación a Depósito Aduanero (DVD)
Gestión Almacén Depósito
  • Gestión de Entradas y Salidas de Depósito.
  • Gestión de Viajes.
  • Alarmas de permanencia, mercancía perecedera o situación aduanera.
  • Consulta de existencias actuales.
  • Consulta de movimientos por fechas.
  • Consulta de movimientos de documento.
  • Listado de existencias actuales.
  • Listado de movimientos por fechas.
  • Listado de movimientos de documento.
  • Listado de existencias a una fecha.
Transmisiones A.E.A.T
  • Gestión de envíos EDI (AVI, OBS, AVO, TNN, TNA, TAO).
  • Recepción de respuestas de la A.E.A.T.

MÓDULO FACTURACIÓN

Bitácora ERP la solución global para empresas especializadas en Tráfico Marítimo, Aéreo y Terrestre.

Facturación
  • Definición de conceptos de facturación y asociación a cuentas contables según ámbito (tráfico, I/E, departamento.
  • Cálculo automático de IVA / IGIC.
  • Gestión de estados de facturación para el control interno de imputaciones/valoraciones.
  • Valoración de partidas/expedientes para su posterior facturación
  • Facturación individual y agrupada a partir de previsiones.
    • Facturación a nivel de partida / expediente.
    • Agrupación de facturas por cliente y periodo
  • Envío de facturas por email, XML, CSV, XLS y e-Factura
  • Recepción de facturas de proveedor manual y automática en base a previsiones.
  • Pre-facturas
Tarifas
  • Tarifas de coste, pudiendo definir para una tarifa por niveles.
    • Precios FOB
    • Precios por Aeropuerto/Puerto/Linea/Ciudad/CP
    • Precios por País
    • Precios por Zona
  • Tarifas de venta pudiendo definir para una tarifa por niveles. Precios por cliente, grupos de cliente y generales.
    • Precios FOB
    • Precios por Aeropuerto/Puerto/Linea/Ciudad/CP
    • Precios por País
    • Precios por Zona
  • Ofertas venta
    • Ofertas puntuales partiendo de tarifas o directas.
  • Definición de múltiples reglas de cálculo.

MÓDULO CONTABILIDAD

El Módulo de Contabilidad de Bitácora ERP soporta extensamente las necesidades del Departamento de Administración de empresas de cualquier tamaño cubriendo las áreas de Contabilidad General y Terceros, Contabilidad Presupuestaria, Gestión de I.V.A. e I.R.P.F., Gestión de Cobros y Pagos,  Tesorería y Activos Fijos.

Contabilidad general
  • Gestión del Calendario contable con definición de periodos y aperturas y cierres.
  • Definición de conceptos contables.
  • Estructura del plan contable.
  • Gestión de Apuntes contables.
  • Consulta e Informe Libro Mayor.
  • Consulta de Saldos contables navegable hasta el más bajo nivel.
  • Diarios oficiales Resumidos y anuales.
  • Balance de Sumas y Saldos por periodo o trimestre.
  • Informes Financieros: PyG, Balances e informes pre-definidos.
Contabilidad presupuestaria
  • Definición de centros de coste.
  • Entrada de Presupuestos.
  • Consulta e Informe Libro Mayor presupuestario por Centros de Coste o Cuentas.
Contabilidad de terceros
  • Gestión de tablas base (países, provincias, tablas, divisas/cambios,  Formas de pago, terceros).
  • Gestión de Cuentas Corrientes
    • Gestión del Riesgo de terceros.
    • Consulta e Informe Libro Mayor Terceros.
    • Balance de sumas y saldos.
    • Composición de saldos a una fecha.
    • Listado de cuadre de saldos con cartera.
Tesorería
  • Bancos
    • Bancos CSB.
    • Bancos de Negocio.
    • Conciliación Bancaria.
  • Cuentas a Cobrar
    • Entrada facturas clientes.
    • Consultas e Informes Cartera efectos.
    • Entrada de cobros.
    • Entrada de impagados.
    • Gestión Cartera Cobros.
    • Compensación de deudas.
    • Remesas de cobro (transferencia, cheques, pagarés, SEPA).
    • Entrada de cheques / pagarés.
    • Traspaso de Saldos.
  • Cuentas a Pagar
    • Entrada facturas proveedores.
    • Consultas e Informes Cartera efectos.
    • Compensación de deudas.
    • Entrada de pagos.
    • Gestión Cartera Pagos.
    • Remesas de Pago (transferencia, confirming, cheques, pagarés).
    • Compensación de deudas.
    • Traspaso Saldos Proveedores.
  • Informes
    • Informe Antigüedad deuda.
    • Cobros/pagos pendientes conciliar banco.
    • Cobros/pagos pendientes conciliar facturas.
    • Asignación Facturas a cobros/pagos.
    • Cartas de morosidad
Impuestos y declaraciones
  • Gestión del I.V.A., G.I.C. e I.R.P.F.
    • Declaraciones
    • Listado de repaso IVA.
    • Proceso generación MOD303.
    • Proceso generación MOD390.
    • Listado declaración Mensual/Trimestral MOD303.
    • Listado declaración Anual IVA MOD390.
    • Exportación declaraciones a Excel.
    • Listado declaración Mensual/Trimestral MOD420 (IGIC)
    • Listado declaración Anual MOD425 (IGIC)
    • Listado Repaso I.R.P.F.
  • Declaraciones Informativas
    • Declaración Anual Operaciones con Terceros MOD347.
    • Cartas Declaración Anual Operaciones con Terceros MOD347.
    • Proceso Generación MOD340.
    • Proceso Generación MOD349
    • Listado Declaración I.V.A. Intra (MOD349)
Activos fijos
  • Fichas Activos Fijos.
  • Listado Fichas Activos.
  • Impresión Inventario Activos.
  • Asignación de Activos a Facturas Compras.
  • Asignación de Activos a Apuntes Contables.
  • Proceso Amortización Automática.

MÓDULO BASE + CRM

El Módulo BASE de Bitácora ERP está compuesto por las herramientas generales utilizadas en todos los módulos del sistema (Workflows, O.E.A., Gestión Documental, Estadísticas y Cuadros de Mando) y el C.R.M. (Customer Relationship Management) pilar básico situado en el núcleo del sistema  garantizando así  que el cliente sea el centro de nuestro universo con una visión de todo lo que sucede a su alrededor en cada uno de los módulos.

C.R.M. (Customer Relationship Management)
  • Gestión de recursos.
  • Tipos de actividades.
  • Estados de oportunidades.
  • Tipos de oportunidades.
  • Fuentes de oportunidades.
  • Plataformas de corresponsales.
  • Fuerza de ventas.
  • Importación de Clientes Potenciales / Terceros.
  • Gestión de Actividades vinculadas a Clientes Potenciales / Terceros.
  • Visión 360 grados de un tercero (Facturas, Expedientes, Oportunidades, Ofertas, emails, etc.)
  • Gestión de Oportunidades.
  • Informe de consumo de clientes.
  • Comisiones Comerciales.
  • Informe Planificación Comercial.
  • Informe PIPE (Estado Oportunidades)
O.E.A. (Operador Económico Autorizado)
  • Tablas base: Tipos incidencias, Lugares, Fuentes, Tipos registro, Motivos, Departamentos, Estados.
  • Adaptado a los procedimientos OEA
  • Registro automático de incidencias, requerimientos y
  • Registro manual de incidencias, requerimientos y pendencias.
  • Avisos automáticos de incidencias y pendencias.
  • Informes OEA, Registro instancias y solicitudes, Requerimientos y solicitudes.
  • Generación de incidencias y pendencias automáticamente desde los módulos de aduanas y tráfico.
Workflows
  • Definición de estados y acciones vinculadas a cada estado en documentos (Expedientes, Partidas, Facturas, etc).
  • Envío automático de Alertas por email o internamente a través de Bitácora ERP.
  • Definición de validaciones/autorizaciones por rol/usuario vinculadas a estados de documentos.
  • Planificación de generación y envío por email de informes automáticos para usuarios o grupos de usuarios.
Gestión Documental
  • Archivo digital automático para expedientes, Operaciones Aduaneras, Terceros y Facturas a través de robots de recepción de emails.
  • Archivo manual de documentos vinculados a cualquier transacción del sistema.
  • Búsqueda de documentos a través de la operativa normal del sistema.
  • Posibilidad de envío por email de documentos del archivo.
Estadísticas y Cuadros de Mando
  • Estadísticas por Expediente, Factura, Orden de Transporte.
  • Estadísticas Tráfico Marítimo por expediente, partida, cliente, shipper, consignee, agente, carrier, origen, destino, etc.
  • Estadísticas Tráfico Aéreo por expediente, partida, cliente, shipper, consignee, agente, carrier, origen, destino, etc.
  • Estadísticas Tráfico TIR por expediente, partida, cliente, shipper, consignee, agente, carrier, origen, destino, etc.
  • Estadísticas Explotación por tráfico Marítimo, Aéreo, TIR.
  • Estadísticas Facturación por tráfico, Expedientes pdtes. Facturar, facturas suplidos, consumo clientes.
  • Cuadro de Mandos de Gerencia.
  • Cubos explotables de Expedientes.
  • Cubos explotables de Facturas.
  • Cubos explotables de OTs.

Analice qué está sucediendo en su organización a través de la herramienta de Business Intelligence.

Bitácora ERP ha incorporado recientemente una herramienta de Business Intelligence a través de la que podrá:

  • Diseñar cubos de información navegables con todas las dimensiones por las que se desee analizar la información.
  • Predefinir informes para el análisis regular de la información.
  • Definir informes de usuario fácilmente.

Como gran factor diferencial Bitácora ERP puede ser utilizado a través de una aplicación ligera autoinstalable o a través de un navegador Web ofreciendo múltiples posibilidades de acceso y uso al personal de la organización, colaboradores externos, clientes, corresponsales, etc.


El módulo de Mensajería Marítima contempla la integración con consignatarios y puerto a través de mensajería electrónica de bookings, órdenes de transporte, instrucciones de embarque y tracking con Portic o ValenciaportPCS.


El módulo de Mensajería Aérea contempla la integración con aerolíneas a través de mensajería electrónica de AWB.


PRINCIPALES BENEFICIOS

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Análisis eficiente de procesos y medición de resultados

Bitácora ERP le permitirá redefinir los procesos de negocio para asegurar una mejora en la eficiencia y eficacia de los mismos después de la implantación.

Multiidioma, multimoneda, multiesquema contable

Multiidioma, multimoneda, multiesquema contable, multiorganización, etc. Bitácora ERP está preparado para su implantación en entornos multinacionales y multicliente.

Multiplataforma e Innovador

Bitácora ERP está diseñado sobre una arquitectura de tecnologías abiertas con el objetivo de potenciar el uso de nuevas tecnologías e integrarse fácilmente con cualquier plataforma externa.

Toma decisiones de forma anticipada

El cuadro de mandos de Bitácora ERP permite analizar la información de la empresa para la toma de decisiones: ratios de ventas, ratios financieros, ratios sobre las operaciones, rendimientos de viajes, expedientes, tendencias, etc.

Infraestructura tecnológica en la nube

Bitácora ERP está diseñado para ofrecer el servicio mediante pago por uso o alquiler de servicios, minimizando sus inversiones en infraestructuras tecnológicas.

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Reducción de costes de operación, mejorando la calidad

El acceso ágil a la información, la entrada de datos, los procesos automáticos planificados, los envíos de emails e informes automáticos, la emisión de avisos y recepción de tareas permiten reducir los tiempos de operación.